ASSISTANT ADMINISTRATIF ET D'ACCUEIL EN CHARGE DU SECRÉTARIAT MÉDICAL F/H

Avec 97 453 habitants au 1er janvier 2021, Nanterre est la sixième ville d'Ile-de-France. C'est aussi un important pôle d'emplois (95 319 salariés), d'équipements et une ville universitaire d’envergure.

La Direction des Ressources Humaines pilote une stratégie ambitieuse de transformation, au service des 2 500 agents de la collectivité. Engagée dans la modernisation de ses pratiques, elle s’organise autour de quatre services :

Formation - Accompagnement - Mobilité - Emploi
Gestion administrative du personnel
Qualité de vie au travail
Ressources et budget

Vous rejoindrez une DRH en pleine évolution, au cœur des dynamiques de professionnalisation, et de digitalisation des processus.

Les enjeux et vos missions

Assurer la gestion administrative et l'organisation des visites médicales et du suivi des dossiers médicaux, tout en garantissant l'accueil, la coordination et la confidentialité des échanges entre les agents, les professionnels de santé et les services concernés

Accueil et information :

Accueil physique et téléphonique des agents
Orientation des demandes vers les interlocuteurs compétents

Gestion administrative des visites et des dossiers médicaux :

Planification des rendez-vous avec les médecins et infirmiers du travail
Coordination avec les services pour la convocation des agents
Suivi des plannings médicaux et gestion des urgences ou des absences
Création, mise à jour et archivage des dossiers médicaux des agents
Suivi des visites médicales (suivi périodique, suivi particulier ou renforcé, visite de reprise, visite à la demande de l’agent ou de la collectivité…)
Suivi des demandes d’examens complémentaires
Saisie et mise à jour des données dans les logiciels et outils métiers (Espace adhérent, SIRH, tableaux de bord…)
Suivi des recommandations formulées par les professionnels de santé et de leur mise en œuvre
Approvisionnement et suivi des fournitures nécessaires à l’activité des professionnels de santé

Rédaction et gestion documentaire :

Rédaction de courriers, convocations, comptes rendus simples
Gestion des fiches de consultation
Classement et archivage des documents administratifs et médicaux

Support aux campagnes de prévention :

Participation à l’organisation logistique de campagnes de vaccination, dépistage...
Appui administratif aux actions de sensibilisation en santé au travail

Votre profil

Savoirs :

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des statuts
Notions de la réglementation en santé au travail (type et périodicité des visites)
Notions des différents types d’arrêts maladie et des modalités du temps partiel thérapeutique
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (Word, Excel, SIRH…)
Bonne capacité d’expression (orale et écrite)

Savoir-faire :

Capacité à gérer des plannings complexes et les priorités
Rigueur dans la gestion des données confidentielles
Aptitude à la rédaction administrative
Techniques d’accueil et de gestion des publics

Savoir-être :

Devoir de réserve, discrétion professionnelle, confidentialité et respect du secret médical
Sens de l’organisation et de l’initiative
Qualités relationnelles et sens de l’écoute

Nous rejoindre, c'est :

Avoir la possibilité de prendre part aux projets innovants d’une ville en transformation et tenant compte des défis sociaux et écologiques
Avoir accès à une organisation de travail en faveur de la conciliation d’une vie professionnelle et d’une vie personnelle (droits à RTT, etc.)
Travailler au cœur d’une ville dynamique accessible en transports en commun (RER, bus)
Accéder à une politique RH active source d’évolution professionnelle, de développement des compétences et de reconversion professionnelle
Profiter d’une politique de rémunération et d’avantages sociaux attractifs : accès au restaurant d’entreprise, participation à la mutuelle, indemnité kilométrique vélo, Comité national d'action sociale, régime indemnitaire etc…

Comment nous rejoindre ?

Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux agents titulaires du cadre d'emploi des ADJOINTS ADMINISTRATIFS TERRITORIAUX

Vous n'êtes pas fonctionnaire de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater en tant que contractuel (contrat de 6 mois à 3 ans renouvelable).