RESPONSABLE PÔLE ACCUEIL ET ETAT-CIVIL F/H

Avec 97 453 habitants au 1er janvier 2021, Nanterre est la sixième ville d'Ile-de-France. C'est aussi un important pôle d'emplois (95 319 salariés), d'équipements et une ville universitaire d’envergure.

La Direction de la Vie Citoyenne et des Services à la Population est chargée de développer des projets avec et pour les citoyens, d’accompagner les habitants vers les différents processus de concertation et de mettre à leur disposition les outils nécessaires à leur participation à la vie publique locale. Elle a en charge de nombreuses politiques publiques : participation citoyenne, vie associative, centres sociaux, politique de la ville, droits des femmes, lutte contre les discriminations et accès aux droits, relations et coopérations avec le monde, mairies de quartier, développement local des quartiers.

Si vous souhaitez contribuer à l'épanouissement de la vie citoyenne à Nanterre, n'hésitez pas à postuler et à être un acteur clé de cette mission passionnante.

Les enjeux et vos missions

1. Encadrement et sécurisation de l’activité accueil de l’état civil

Encadre hiérarchiquement les agents de l’accueil de l’état civil, organise et contrôle leur activité, et veille à la conformité juridique ainsi qu’à la sécurisation des actes et procédures, dans le
respect de la réglementation en vigueur

2. Organisation opérationnelle et continuité du secteur accueil

Coordonne et planifie l’activité quotidienne du secteur, assure le remplacement des agents absents et, si nécessaire, l’intérim du responsable du pole back-office et du responsable du
secteur état civil, afin de garantir la continuité et la qualité du service

3. Développement des compétences et qualité du service rendu à l’usager

Assure le rôle de référent métier et d’encadrant auprès des agents : formation, accompagnement des pratiques professionnelles et développement des compétences, afin de maintenir et améliorer
la qualité du service rendu à l’usager. Met en place les outils statistiques nécessaires au suivi de l'activité

Encadre hiérarchiquement les agents de l’accueil, en organisant et coordonnant les différentes missions liées à l’accueil des usagers et à la délivrance des prestations d’état
civil.
Contrôle et sécurise les pratiques professionnelles des agents, en veillant à la conformité juridique et à la fiabilité des actes délivrés
Exerce les fonctions d’officier de l’état civil par délégation de signature et garantit la conformité et la sécurisation des documents délivrés.
Assure la formation initiale des nouveaux agents et est garant de leur bonne intégration dans le service Etat civil.
Assure le développement des compétences des agents, formation continue, accompagnement des pratiques professionnelles et maintien de la qualité de l’accueil.
Elabore le planning de l’ensemble des agents de l’état civil en coordination avec le responsable du back office et l’adapte en fonction des contraintes et du flux des usagers.
Ajuste en continu l’activité des agents d’accueil selon le flux des usagers
Met en place des outils et un suivi statistique des activités, notamment pour le poste des retraits des titres d’identité et les attestations d’accueil, afin d’identifier les axes d’amélioration et de suivre la performance des agents.
Organise le planning des CNI à domicile et suit les dossiers avec la préfecture et l’ANTS
Intervient en appui des agents pour le traitement des dossiers complexes ou sensibles et prend en charge l’accueil du public lorsque nécessaire
Veille à la continuité de service, en organisant le remplacement des agents absents (et en les remplaçant si nécessaire) et en assurant l’intérim du responsable du service état civil en binôme avec le responsable du back office de l’état civil.
Participe à l’organisation et au bon déroulement des cérémonies de l’état civil.
Est l’interlocuteur privilégié du bureau des titres d’identité de la préfecture et de l’ANTS, avec l’appui du responsable de service
Contribue à l’amélioration et à la modernisation de l’accueil des usagers, en participant aux réflexions et travaux des groupes de travail sur l’accueil

Votre profil

1. Expertise métier et réglementaire

Maîtrise de la législation en matière d’état civil
Maîtrise des outils et logiciels métiers

2. Encadrement et organisation

Capacité à encadrer et piloter l’activité des agents, structurer le travail et planifier les ressources
Rigueur, sens de l’organisation et aptitude à rendre compte et à alerter
Capacité à accompagner les agents, transmettre les pratiques professionnelles et développer leurs compétences

3. Relation usager et gestion de situations sensibles

Aptitude au travail en équipe et à la coordination avec les partenaires internes et externes
Capacité à gérer les situations conflictuelles et les accueils difficiles
Qualités rédactionnelles claires et synthétiques
Respect du devoir de confidentialité et des règles déontologiques

Formation en management et administratif

Nous rejoindre, c'est :

Avoir la possibilité de prendre part aux projets innovants d’une ville en transformation et tenant compte des défis sociaux et écologiques
Avoir accès à une organisation de travail en faveur de la conciliation d’une vie professionnelle et d’une vie personnelle (droits à RTT, télétravail etc.)
Travailler au cœur d’une ville dynamique accessible en transports en commun (RER, bus)
Accéder à une politique RH active source d’évolution professionnelle, de développement des compétences et de reconversion professionnelle
Profiter d’une politique de rémunération et d’avantages sociaux attractifs : accès au restaurant d’entreprise, participation à la mutuelle, indemnité kilométrique vélo, Comité national d'action sociale, régime indemnitaire etc…

Comment nous rejoindre ?

Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux agents titulaires du cadre d'emploi des REDACTEURS TERRITORIAUX

Vous n'êtes pas fonctionnaire de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater en tant que contractuel (contrat de 6 mois à 3 ans renouvelable).