RESPONSABLE PÔLE INSTRUCTION ETAT-CIVIL F/H

Avec 97 453 habitants au 1er janvier 2021, Nanterre est la sixième ville d'Ile-de-France. C'est aussi un important pôle d'emplois (95 319 salariés), d'équipements et une ville universitaire d’envergure.

La Direction de la Vie Citoyenne et des Services à la Population est chargée de développer des projets avec et pour les citoyens, d’accompagner les habitants vers les différents processus de concertation et de mettre à leur disposition les outils nécessaires à leur participation à la vie publique locale. Elle a en charge de nombreuses politiques publiques : participation citoyenne, vie associative, centres sociaux, politique de la ville, droits des femmes, lutte contre les discriminations et accès aux droits, relations et coopérations avec le monde, mairies de quartier, développement local des quartiers.

Si vous souhaitez contribuer à l'épanouissement de la vie citoyenne à Nanterre, n'hésitez pas à postuler et à être un acteur clé de cette mission passionnante.

Les enjeux et vos missions

1. Encadrement et sécurisation de l’activité back-office de l’état civil

Encadre hiérarchiquement les agents du back-office de l’état civil, organise et contrôle leur activité, et veille à la conformité juridique ainsi qu’à la sécurisation des actes et procédures, dans le respect de la réglementation en vigueur. Est responsable de la régie funéraire

2. Organisation opérationnelle et continuité du secteur back office

Coordonne et planifie l’activité quotidienne du secteur, assure le remplacement des agents absents et, si nécessaire, l’intérim du responsable du secteur accueil et du responsable du service état civil, afin de garantir la continuité et la qualité du service

3. Développement des compétences et qualité du service rendu à l’usager

Assure le rôle de référent métier et d’encadrant auprès des agents : formation, accompagnement des pratiques professionnelles et développement des compétences, afin de maintenir et améliorer la qualité du service rendu à l’usager

Encadre hiérarchiquement les agents du back-office de l’état civil, en organisant et coordonnant les secteurs naissances, registres et avis de mention, mariages/PACS, demandes d’actes et décès.
Contrôle et sécurise les pratiques professionnelles des agents, en assurant la conformité juridique et la fiabilité des actes produits (naissances, reconnaissances, mariages, décès et délivrance d’actes) dans le respect de la réglementation en vigueur
Exerce les fonctions d’officier de l’état civil par délégation de signature et garantit la conformité et la sécurisation des documents délivrés
Planifie et ajuste l’activité des agents, élabore le planning en coordination avec le superviseur de l’accueil et l’adapte en fonction des contraintes et de l’activité du service
Assure le développement des compétences des agents, en jouant un rôle de référent métier : formation sur l’ensemble des postes, accompagnement des pratiques professionnelles, notamment sur la célébration des mariages, et maintien de la qualité du service rendu à l’usager
Contrôle les arrêtés de concessions et encaissement des paiements liés aux taxes et concessions funéraires
Intervient en appui des agents pour le traitement des dossiers complexes ou sensibles et assure l’accueil du public lorsque nécessaire
Veille à la continuité de service, en organisant le remplacement des agents absents (et en les remplaçant si nécessaire) et en assurant l’intérim du responsable du service état civil en binôme avec le responsable de l’accueil de l’état civil
Participe à l’organisation et au bon déroulement des cérémonies de l’état civil
Travaille en lien avec les autres services municipaux et les partenaires institutionnels pour assurer la coordination et la qualité des services
Contribue à l’organisation et à la tenue des scrutins électoraux, en appui des services municipaux concernés

Votre profil

1. Expertise métier et réglementaire

Maîtrise de la législation en matière d’état civil et funéraire
Connaissance du droit civil
Maîtrise des outils et logiciels métiers

2. Encadrement et organisation

Capacité à encadrer et piloter l’activité des agents, structurer le travail et planifier les ressources
Rigueur, sens de l’organisation et aptitude à rendre compte et à alerter
Capacité à accompagner les agents, transmettre les pratiques professionnelles et développer leurs compétences

3. Relation usager et gestion de situations sensibles

Aptitude au travail en équipe et à la coordination avec les partenaires internes et externes
Capacité à gérer les situations conflictuelles et les accueils difficiles
Qualités rédactionnelles claires et synthétiques
Respect du devoir de confidentialité et des règles déontologiques

Domaine de formation en juridique et administratif

Nous rejoindre, c'est :

Avoir la possibilité de prendre part aux projets innovants d’une ville en transformation et tenant compte des défis sociaux et écologiques
Avoir accès à une organisation de travail en faveur de la conciliation d’une vie professionnelle et d’une vie personnelle (droits à RTT, télétravail etc.)
Travailler au cœur d’une ville dynamique accessible en transports en commun (RER, bus)
Accéder à une politique RH active source d’évolution professionnelle, de développement des compétences et de reconversion professionnelle
Profiter d’une politique de rémunération et d’avantages sociaux attractifs : accès au restaurant d’entreprise, participation à la mutuelle, indemnité kilométrique vélo, Comité national d'action sociale, régime indemnitaire etc…

Comment nous rejoindre ?

Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux agents titulaires du cadre d'emploi des REDACTEURS TERRITORIAUX

Vous n'êtes pas fonctionnaire de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater en tant que contractuel (contrat de 6 mois à 3 ans renouvelable).