CHARGE D'ACCUEIL F/H

Avec 97 453 habitants au 1er janvier 2021, Nanterre est la sixième ville d'Ile-de-France. C'est aussi un important pôle d'emplois (95 319 salariés), d'équipements et une ville universitaire d’envergure.

La Direction des Ressources Humaines pilote une stratégie ambitieuse de transformation, au service des 2 500 agents permanents de la collectivité. Engagée dans la modernisation de ses pratiques, elle s’organise autour de cinq services :

Formation et développement des compétences
Accompagnement - Mobilité - Recrutement
Gestion administrative du personnel
Conditions et qualité de vie au travail
Pilotage des ressources et SIRH

Vous rejoindrez une DRH en pleine évolution, au cœur des dynamiques de professionnalisation, et de digitalisation des processus.

Les enjeux et vos missions

Rattaché(e) à l'Assistante de direction de la Direction des Ressources Humaines, le(la) chargé(e) d'accueil contribue au bon fonctionnement de la direction en assurant un accueil de qualité, une gestion administrative rigoureuse et un appui aux équipes RH.

Véritable interface entre les usagers, les agents de la collectivité et les différents services de la DRH, il(elle) véhicule l'image de la direction, facilite les démarches des interlocuteurs et participe à la fluidité des processus administratifs. Polyvalent(e), il(elle) assure également un soutien administratif ponctuel auprès des différents pôles de la DRH en fonction des besoins du service.

Assurer l'accueil et l'information des usagers et des agents

Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction des Ressources Humaines.
Identifier les demandes et orienter les interlocuteurs vers le service ou l'organisme compétent.
Garantir un accueil professionnel, courtois et de qualité.
Assurer une information de premier niveau sur les procédures relevant de la DRH.

Assurer la gestion administrative de l'accueil

Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, distribution, affranchissement).
Assurer la circulation des parapheurs soumis à signature.
Gérer la boîte mail générique de la DRH et répartir les sollicitations auprès des interlocuteurs concernés (candidatures, courriers de partenaires, demandes diverses...).
Mettre à jour l'annuaire de la collectivité ainsi que les informations diffusées sur l'intranet.
Assurer le suivi des réservations des salles de réunion et de formation de la direction.

Assurer la gestion des moyens généraux de la direction

Réaliser les commandes de fournitures et consommables pour l'ensemble de la direction.
Effectuer les engagements comptables et le suivi de l'exécution budgétaire des commandes sur le logiciel financier.
Contrôler les livraisons et organiser la répartition des fournitures.
Assurer le suivi du bon fonctionnement des photocopieurs (signalement des pannes, remplacement des consommables, approvisionnement en papier).

Participer au fonctionnement de la Direction des Ressources Humaines (missions complémentaires)

En fonction des besoins du service, le(la) chargé(e) d'accueil peut apporter un appui administratif aux différents services de la DRH, notamment pour :

Gestion des distinctions honorifiques

Participer à l'instruction des dossiers de médailles du travail ou de la collectivité.
Assurer le suivi administratif des campagnes de médailles.
Préparer les tableaux de suivi et les courriers associés.

Soutien administratif transversal

Participer ponctuellement à la préparation de dossiers administratifs.
Assurer la mise à jour de tableaux de suivi.
Réaliser des opérations de classement, d'archivage et de numérisation.
Participer à l'organisation logistique de réunions, jurys, formations ou événements de la direction.
Contribuer à la continuité du service en assurant un renfort administratif auprès des différents pôles de la DRH.

Votre profil

Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique et sens de la relation usager
Capacité à identifier les besoins des interlocuteurs et à les orienter vers le service compétent
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et aptitude à utiliser des logiciels métiers
Capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément et à prioriser les demandes
Connaissance de l'organisation, des missions et des spécificités des différents services de la Direction des Ressources Humaines
Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement d'une collectivité
Rigueur, sens de l'organisation et respect des procédures administratives
Sens du service public, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Polyvalence, réactivité et capacité d'adaptation
Aptitude à travailler en équipe et en transversalité avec l'ensemble des services de la DRH
Autonomie, disponibilité et sens de l'initiative

Nous rejoindre, c'est :

Avoir la possibilité de prendre part aux projets innovants d’une ville en transformation et tenant compte des défis sociaux et écologiques
Avoir accès à une organisation de travail en faveur de la conciliation d’une vie professionnelle et d’une vie personnelle
Travailler au cœur d’une ville dynamique accessible en transports en commun (RER, bus)
Accéder à une politique RH active source d’évolution professionnelle, de développement des compétences et de reconversion professionnelle
Profiter d’une politique de rémunération et d’avantages sociaux attractifs : accès au restaurant d’entreprise, participation à la mutuelle, indemnité kilométrique vélo, Comité national d'action sociale, régime indemnitaire etc…

Comment nous rejoindre ?

Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux agents titulaires du cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux.

Vous n'êtes pas fonctionnaire de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater en tant que contractuel (contrat de 6 mois à 3 ans renouvelable).