ASSISTANT DE LA DGA - SYSTÈMES D'INFORMATION, RESSOURCES HUMAINES ET APPUI AU PILOTAGE F/H

Avec 97 453 habitants au 1er janvier 2021, Nanterre est la sixième ville d'Ile-de-France. C'est aussi un important pôle d'emplois (95 319 salariés), d'équipements et une ville universitaire d’envergure.

Avec une directrice générale des services et cinq directeurs généraux adjoints, la direction générale des services municipaux a pour mission de traduire les orientations politiques en objectifs de travail stratégiques et concrets pour les 21 directions de la ville.

Elle assiste les élus dans les pôles dont ils ont la charge pour mener la bonne mise en œuvre des politiques publiques. Elle pilote et coordonne l’activité générale des services, rend compte de l’avancée des dossiers aux élus. Elle appuie les directions dans leur gestion, garantit la bonne mise en œuvre des décisions prises et veille à la bonne exécution générale du budget.

Si vous aspirez à être un acteur clé dans la réalisation des objectifs municipaux, à piloter et coordonner des projets stimulants, n'hésitez pas à postuler à cette opportunité exceptionnelle d'implication dans la gestion dynamique de la ville de Nanterre.

Les enjeux et vos missions

Sous l’autorité de la Directrice générale adjointe, l’assistant assure l’organisation et la coordination administrative de son activité. Il contribue à la fluidité de l’information et au suivi des dossiers relevant du périmètre de la DGA
Compte tenu du caractère transversal des missions de la DGA, il constitue une interface privilégiée entre la DGA, les directions de son périmètre, la Direction générale, les autres DGA et les interlocuteurs internes et externes
Il contribue notamment au suivi administratif des dossiers relatifs aux ressources humaines, aux systèmes d’information et à la transition numérique, à l'appui au pilotage et, dans sa phase de préfiguration, à la relation à l’usager

Organisation de l'activité de la DGA

Gestion et optimisation de l’agenda de la DGA
Organisation des rendez-vous et arbitrage des priorités en fonction des contraintes et urgences
Préparation et organisation des réunions, instances et temps de travail pilotés par la DGA
Organisation logistique des réunions : invitations, réservation des salles, préparation et transmission des documents
Anticipation des échéances et préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous de la DGA

Gestion et circulation de l'information

Réception, filtrage, hiérarchisation et transmission des informations
Gestion des sollicitations adressées à la DGA et orientation vers les interlocuteurs compétents
Gestion des courriers, parapheurs et circuits de validation
Veille au respect des délais de réponse et relance des interlocuteurs si nécessaire
Transmission des informations utiles aux directions du périmètre

Suivi des dossiers et des échéances

Constitution, préparation et mise à jour des dossiers de la DGA
Mise en place et tenue d’outils de suivi des dossiers, décisions, échéances et arbitrages
Suivi des demandes adressées aux directions rattachées à la DGA
Alerte de la DGA sur les échéances, points de vigilance ou retards
Contribution au suivi administratif des projets transversaux portés par la DGA
Suivi des décisions prises en réunions et, le cas échéant, relance des services concernés

Préparation et suivi des réunions

Recueil et consolidation des points à inscrire à l’ordre du jour
Préparation et diffusion des supports et dossiers
Prise de notes et rédaction de relevés de décisions ou comptes rendus
Mise en forme et diffusion des documents validés
Suivi des suites à donner et des échéances associées

Appui administratif et rédactionnel

Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus, tableaux de bord et supports de présentation
Relecture et contrôle formel des documents soumis à la DGA
Organisation du classement et de l’archivage des documents
Gestion documentaire permettant une accessibilité rapide et sécurisée de l’information

Contribution au fonctionnement collectif de la Direction générale

Relations régulières avec le secrétariat de la DGS, les assistantes des autres DGA et les secrétariats des directions
Participation à la continuité du secrétariat de Direction générale en lien avec le collectif des assistantes
Contribution à l’harmonisation des pratiques et outils de suivi au sein de la Direction générale

Votre profil

Maîtriser les techniques d’assistanat de direction
Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs
Organiser et gérer un agenda complexe
Hiérarchiser les informations et identifier les niveaux d’urgence
Organiser simultanément plusieurs échéances et dossiers
Concevoir et tenir des outils de suivi et tableaux de bord
Rédiger des courriers, notes, relevés de décisions et comptes rendus
Prendre des notes rapidement et restituer les informations essentielles
Travailler avec de nombreux interlocuteurs et en transversalité
Être capable d’alerter et de rendre compte
Sens aigu de l’organisation et des priorités
Rigueur et fiabilité
Réactivité et capacité d’anticipation
Autonomie et prise d’initiative
Discrétion et respect absolu de la confidentialité
Diplomatie et qualité relationnelle
Disponibilité et adaptabilité
Capacité à travailler dans un environnement exigeant et avec des interlocuteurs de haut niveau
Sens du service et du travail collectif

Nous rejoindre, c'est :

Avoir la possibilité de prendre part aux projets innovants d’une ville en transformation et tenant compte des défis sociaux et écologiques
Avoir accès à une organisation de travail en faveur de la conciliation d’une vie professionnelle et d’une vie personnelle (droits à RTT, télétravail etc.)
Travailler au cœur d’une ville dynamique accessible en transports en commun (RER, bus)
Accéder à une politique RH active source d’évolution professionnelle, de développement des compétences et de reconversion professionnelle
Profiter d’une politique de rémunération et d’avantages sociaux attractifs : accès au restaurant d’entreprise, participation à la mutuelle, indemnité kilométrique vélo, Comité national d'action sociale, régime indemnitaire etc…

Comment nous rejoindre ?

Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux agents titulaires du cadre d'emploi des REDACTEURS TERRITORIAUX

Vous n'êtes pas fonctionnaire de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater en tant que contractuel (contrat de 6 mois à 3 ans renouvelable).