ASSISTANT DE DIRECTION F/H

La Direction des Ressources Humaines pilote une stratégie ambitieuse de transformation, au service des 2 500 agents de la collectivité. Engagée dans la modernisation de ses pratiques, elle s’organise autour de quatre services :

Formation - Accompagnement - Mobilité - Emploi
Gestion administrative du personnel
Qualité de vie au travail
Ressources et budget

Vous rejoindrez une DRH en pleine évolution, au cœur des dynamiques de professionnalisation, et de digitalisation des processus.

Les enjeux et vos missions

Rattaché au directeur des ressources humaines et à sa directrice adjointe, l’assistant de direction est une fonction clé dans le fonctionnement d’une direction des ressources humaines de plus de 70 agents en phase de réorganisation et de montée en puissance
Ce poste est tenu d’assurer au quotidien la circulation et le traitement de l’information au sein de la direction des ressources humaines et plus particulièrement au sein de son comité de direction et avec le secrétariat de la direction générale, les directions opérationnelles et les organisations syndicales
Gestion des appels téléphoniques et de l'agenda du Directeur et directrice adjointe
Organisation et planification des réunions et rendez-vous
Organisation et participation aux réunions de direction, rédaction et diffusion des comptes-rendus
Réalisation et mise en forme de documents : notes, courriers, e-mails
Organisation du suivi, du classement et de l'archivage des documents
Diffusion aux cadres des informations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction
Suivi des congés des managers de la direction

Instruction et suivi des dossiers spécifiques :

Responsable de la cellule Accueil/courrier (2 agents) de la DRH
Référent(e) courriers au niveau de la direction dans une démarche d’amélioration de la qualité du traitement des réponses aux usagers : suivi administratif des courrier via le logiciel de dématérialisation du courrier, veille au respect des procédures et délais de traitement du courrier de la direction
Suivi du circuit des dossiers (procédures, délais), en particulier ceux soumis à validation des instances municipales (Conseil Municipal, instances paritaires,…)
Suivi et déclaration des EVP d'astreintes de décision du Directeur
Référent(e) Archives

Votre profil

Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistante de direction
Bonnes connaissances des règles d’expression écrite et orale
Connaissance de l’environnement territorial (organisation, fonctionnement enjeux) et de la fonction publique territoriale (bases statutaires)
Connaissances des procédures et fonctionnement des instances paritaires (CST et F3SCT)
Connaissances du fonctionnement des instances délibératives communales
Compétences rédactionnelles appréciées (style administratif, orthographe, synthèse…) - Appétences pour la communication numérique
Qualités d’écoute
Capacités d’adaptation et organisationnelles
Sens aigu de l’organisation
Maîtrise des outils bureautiques exigées
Discrétion, disponibilité et respect de la confidentialité

Nous rejoindre, c'est :

Avoir la possibilité de prendre part aux projets innovants d’une ville en transformation et tenant compte des défis sociaux et écologiques
Avoir accès à une organisation de travail en faveur de la conciliation d’une vie professionnelle et d’une vie personnelle (droits à RTT, télétravail etc.)
Travailler au cœur d’une ville dynamique accessible en transports en commun (RER, bus)
Accéder à une politique RH active source d’évolution professionnelle, de développement des compétences et de reconversion professionnelle
Profiter d’une politique de rémunération et d’avantages sociaux attractifs : accès au restaurant d’entreprise, participation à la mutuelle, indemnité kilométrique vélo, Comité national d'action sociale, régime indemnitaire etc…

Comment nous rejoindre ?

Vous êtes titulaire de la fonction publique ? Ce poste est ouvert aux agents titulaires du cadre d'emploi des REDACTEURS TERRITORIAUX

Vous n'êtes pas fonctionnaire de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater en tant que contractuel (contrat de 6 mois à 3 ans renouvelable).